Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d) Empfang und Institutsassistenz

Ort: Bremerhaven Verwaltungsmitarbeiter*in Empfang und Institutsassistenz Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 2,9 Milliarden Euro. Das sind wir … Unsere großen Themen am Fraunhofer IWES sind Wind- und Wasserstofftechnologien. Bei uns betreiben mehr als 300 Wissenschaftler*innen und Angestellte sowie über 100 Studierende aus über 30 Ländern an sieben Standorten anwendungsnahe Forschung und Entwicklung. Wir sichern Investitionen in technologische Weiterentwicklungen durch Validierung ab, verkürzen Innovationszyklen, beschleunigen Zertifizierungsvorgänge und erhöhen die Planungsgenauigkeit durch innovative Messmethoden. Dieses Team sucht dich … Du verstärkst die Stabsstelle »Institutsassistenz« am Standort Bremerhaven. Ziel der Gruppe ist es, als »gute Seelen« vor Ort alle Mitarbeitenden organisatorisch und administrativ zu unterstützen, damit sie sich auf ihre Projekte fokussieren können. Wir kümmern uns um einen reibungslosen Betrieb und sorgen dafür, dass sich alle willkommen fühlen. Derzeit besteht unser Team aus sieben Verwaltungsmitarbeitenden, wobei wir alle an verschiedenen Standorten des Instituts tätig sind. Unabhängig von Backgrounds und Tätigkeitsschwerpunkten unterstützen wir uns gegenseitig. Der offene Austausch und das Miteinander, auch über Teamgrenzen und Standorte hinaus, sind uns dabei besonders wichtig. Was du bei uns tust Diese Aufgaben warten auf dich … An unseren Standorten in Bremerhaven bist du für den Empfang verantwortlich und übernimmst dabei vielfältige administrative Tätigkeiten. Dazu gehören klassische Sekretariatsaufgaben, wie die Bearbeitung der Ein- sowie Ausgangspost (inkl. Versand und Paketabholung), die Annahme und Weiterleitung von Telefongesprächen oder die Beschaffung von Verbrauchsgütern und Zubehör. Du empfängst zudem unseren Besuch und kümmerst dich darum, dass die Gäste die notwendige Sicherheitsunterweisung erhalten. Das reicht dir noch nicht aus? Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag ist garantiert! Du unterstützt bei diversen Veranstaltungen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetings, indem du beispielsweise das Catering bestellst und die Besprechungsräume entsprechend eindeckst. Jederzeit hilfst du deinen Kolleg*innen bei den unterschiedlichsten Fragestellungen weiter und kümmerst dich um eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Deshalb fühlst du dich ebenfalls dafür zuständig, dass es stets ordentlich ist und eventuelle Mängel behoben werden. Dafür arbeitest du auch eng mit anderen Gruppen des Instituts zusammen (z. B. »Bau und Haustechnik«). Was du mitbringst Welchen fachlichen Background bringst du mit? Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit. Idealerweise hast du bereits erste Erfahrung am Empfang gesammelt. Du behältst immer den Überblick? Auch in hektischen Situationen bleibst du gelassen? Dann lies unbedingt weiter. Dein Profil wird abgerundet durch … Deine Kenntnisse rund um die gängigen Microsoft Office Anwendungen kannst du von Tag 1 bei uns einsetzen? Super! Vielleicht hast du auch schon mit SAP gearbeitet. Du stehst täglich im Austausch mit internationalen Kolleg*innen, Anrufer*innen oder Besucher*innen, deshalb erleichtern dir Englischkenntnisse deinen Arbeitsalltag. Was du erwarten kannst Wohin willst du dich entwickeln? Du willst nicht auf der Stelle stehen bleiben? Ein vielfältiges Angebot an Qualifizierungsmaßnahmen erwartet dich bei uns. Wir ermöglichen dir, dich auszuprobieren und unterstützen dich auf deinem Weg. Was wir dir bieten … Mit unserem Gleit- und Kernarbeitszeitsystem kannst du deinen Arbeitsalltag flexibel gestalten. Zusätzlich hast du bei uns die Möglichkeit, zeitweise mobil zu arbeiten. Du weißt in Notfällen nicht, wo du deine Kinder unterbringen sollst? Wir unterstützen dich dabei mit einer Notfallbetreuung. Mitarbeitendenrabatte für Veranstaltungen, Kleidung, Urlaub & Co. kommen dir gelegen? Bei uns kannst du aus einem vielfältigen Angebot wählen und diese ganz einfach für dich per App nutzen. Wir setzen auf Vielfalt und Chancengleichheit! Unsere offene Institutskultur, die gegenseitige Toleranz und der Respekt tragen dazu bei, dass sich jede Person bei uns von Anfang an wohlfühlt. Dies fördern wir beispielsweise gezielt durch unser Onboarding-Programm für neue Mitarbeitende sowie durch die Sensibilisierung und Weiterbildung rund um die Themen Vielfalt und Chancengleichheit. Denn wir glauben fest daran, dass Diversität entscheidend zu unserem Erfolg beiträgt. Komm auch du zu uns und überzeuge dich selbst! Du willst noch mehr erfahren? Wenn du jetzt noch mehr Informationen über das IWES, unsere Forschungsaspekte und zukünftige Kolleg*innen haben willst, besuche gerne unsere Karriereseite: https://s.fhg.de/cDZ Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden, möglichst vollzeitnah. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren. Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft. Haben wir dein Interesse geweckt? Dann bewirb dich jetzt online mit deinen aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen! Fragen zu dieser Position beantwortet dir gerne: Frau Laura Tessmer People & Development Das gesamte Team hilft dir auch gerne weiter. E-Mail: personal@iwes.fraunhofer.de Telefon: +49 471 14 290-230 Es können nur Online-Bewerbungen über das Portal angenommen werden. Wir beachten die gültige Datenschutzgrundverordnung bei der Bearbeitung deiner Bewerbung. Fraunhofer-Institut für Windenergiesysteme IWES www.iwes.fraunhofer.de Kennziffer: 63384 Bewerbungsfrist: 05.03.2023